「我們只有港幣 5 萬元預算,但需要 300 個禮盒,怎麼辦?」這是我們最常聽到的中小企業採購困境。香港中小企業在禮品採購時,既要維持品牌形象,又要控制成本,兩者之間的平衡並不容易。過去兩年,我們協助超過 40 家中小企業優化禮盒採購方案,發現透過策略性調整,平均能節省 20-35% 成本,且不影響禮品質感。
設計簡化是最直接的節省方式
禮盒成本中,設計複雜度直接影響生產成本。多層結構、異形盒型與複雜內襯,都會增加模具費用與生產難度。我們建議中小企業優先選擇「標準盒型」,例如天地蓋、翻蓋式或抽屜式,這些結構的模具通用性高,供應商通常有現成模具,能省去開模費用(港幣 3000-8000 元)。
一家設計公司曾找我們訂製 200 個禮盒,初始設計是三層結構加磁吸開合,報價每個港幣 180 元,總預算港幣 3.6 萬元。經溝通後,我們建議改為單層翻蓋式,保留磁吸功能但簡化內部結構,最終單價降至港幣 120 元,總預算港幣 2.4 萬元,節省港幣 1.2 萬元,節省率達 33%。
設計簡化不等於質感下降。關鍵在於「聚焦核心視覺元素」。與其在結構上追求複雜,不如在表面工藝上下功夫。例如,使用局部燙金或 UV 上光強調 Logo,效果往往比複雜結構更能提升品牌印象,且成本增加有限(每個港幣 5-10 元)。
材質替代能大幅降低成本
材質是禮盒成本的最大組成部分,佔總成本約 40-50%。中小企業若預算有限,可考慮「材質降級但工藝升級」的策略。例如,將木質盒改為高克重硬紙盒(1500gsm 灰板 + 特種紙),搭配燙金與壓紋工藝,視覺效果接近木質盒,但成本僅為木質盒的 40-50%。
我們曾協助一家餐飲企業處理這個問題。客戶原計劃使用木質盒,單價約港幣 220 元,但預算僅能負擔港幣 120 元。經評估後,我們建議使用 1500gsm 灰板盒,表面裱黑色特種紙,搭配金色燙金 Logo 與壓紋紋理,最終單價港幣 115 元,視覺效果獲客戶高度認可。
另一個材質替代方案是「內襯簡化」。多數禮盒使用 EVA 內襯或絨布內襯,成本每個港幣 15-30 元。若預算緊張,可改用紙卡內襯或瓦楞紙內襯,成本降至每個港幣 5-10 元。雖然觸感略遜,但若禮品本身質感足夠,內襯的影響有限。
採購時機優化節省旺季溢價
香港禮品市場有明顯的淡旺季差異。旺季(11 月至 1 月、7 月至 8 月)供應商產能緊張,單價通常比淡季高 10-20%,且交期較長。中小企業若能在淡季(3 月至 5 月、9 月至 10 月)提前採購,不僅能節省成本,還能獲得更好的服務品質。
一家貿易公司每年農曆新年前需採購 400 個禮盒,過去都在 12 月下單,單價約港幣 140 元。去年我們建議客戶提前至 10 月下單,供應商因產能充裕,願意提供單價港幣 120 元,節省港幣 8000 元。客戶將禮盒存放於辦公室倉庫,至農曆新年前取用,完全不影響送禮計劃。
淡季採購的另一個優勢是「議價空間較大」。旺季時供應商訂單飽滿,議價空間有限;淡季時供應商為填補產能,通常願意提供更優惠的價格。我們建議中小企業在淡季時多詢價比較,爭取最佳報價。
集中採購分攤固定成本
中小企業若一年內有多次禮品需求,建議「集中採購」而非分批下單。禮盒生產的固定成本(模具、打樣、設計)佔比較高,若訂單量小,固定成本無法有效分攤,單價自然較高。集中採購能提高訂單量,降低單價。
一家顧問公司每年有三次送禮需求:農曆新年、中秋節與年終答謝,每次約 150 個禮盒。過去分三次下單,每次單價約港幣 130 元,年度總成本港幣 5.85 萬元。去年我們建議客戶一次性訂製 450 個禮盒,分三批交貨,單價降至港幣 105 元,年度總成本港幣 4.725 萬元,節省港幣 1.125 萬元,節省率達 19%。
集中採購需注意「倉儲成本」。若企業沒有足夠倉儲空間,需評估倉儲費用是否抵銷節省的採購成本。香港倉儲成本較高,每平方呎每月約港幣 10-20 元,需納入總成本計算。
善用供應商的庫存材料
供應商通常會保留部分常用材料庫存,例如特種紙、緞帶與內襯材料。若客戶願意使用供應商的庫存材料,供應商通常願意提供更優惠的價格,因為能減少材料採購與庫存壓力。
一家科技公司曾詢價訂製 250 個禮盒,指定使用特定品牌的特種紙,報價每個港幣 125 元。供應商建議客戶使用其庫存的類似特種紙,質感相近但成本較低,最終單價降至港幣 105 元,客戶實際比較後接受方案,節省港幣 5000 元。
使用庫存材料的關鍵是「彈性」。若您對材質、顏色或工藝沒有嚴格限制,不妨詢問供應商是否有庫存材料可用。這不僅能節省成本,還能加快交期,因為無需等待材料採購。
中小企業的採購策略建議
中小企業在禮盒採購時,需平衡「成本」與「品牌形象」。我們建議採取「重點突出」策略:在核心視覺元素(如 Logo、品牌色)上投入資源,其他部分則適度簡化。例如,使用高品質的燙金工藝呈現 Logo,但盒型與內襯選擇標準方案,這樣既能維持品牌形象,又能控制成本。
另一個建議是「建立長期供應商關係」。若您每年都有禮品採購需求,與供應商建立長期合作關係能獲得更優惠的價格與更穩定的品質。供應商通常願意為長期客戶提供「年度優惠價」或「優先排程」,這些隱性價值遠超單次議價的節省。
最後,別忽略「設計投資回報」。有些中小企業為節省成本,選擇最便宜的設計方案,結果禮品質感不佳,反而損害品牌形象。我們建議在設計階段投入適當資源,確保禮品能有效傳達品牌價值,這才是最划算的投資。
若您是中小企業採購主管,正為禮盒預算煩惱,歡迎與我們聯繫,我們能根據您的預算與需求,提供最具性價比的採購方案。